Oppdragsstyring som faktisk gir kontroll
Hver kunde, hvert oppdrag, hver frist. Aldri mer Excel.
Saga Media AS, månedsregnskap mai
3 dager til fristEtt oppdrag per arbeidsflyt, ett dashboard for alt
Staple kjenner de syv typiske oppdragene et byrå leverer, og gir hver av dem en egen mal, sjekkliste, frist og ansvarlig.
Månedlig regnskap
Bilag, kontering, periodisering og månedsavstemming. Status per kunde, status per dag.
MVA-termin
MVA-grunnlag, kontroller, klargjøring og innsending. Aldri en termin på etterskudd.
Lønnskjøring
Lønn, feriepenger, skattetrekk og A-melding. Hver kjøring som eget oppdrag.
Årsoppgjør
Årsregnskap, noter, kontrollister, signering og innsending. Hele løpet i ett trinn-spor.
Avstemming
Bank, kasse, mellomværende eier, kunder og leverandører, alt med differanseflagg.
Rapportering
Resultat, balanse og kundespesifikke rapporter, klare for å sendes på avtalt dato.
Aksjonærregister
RF-1086 med utbytte og aksjonærdata, klar for innsending hver januar.
Sjekklister, frister og ansvar, samlet
Alt du trenger for at oppdrag faktisk blir levert i tide, ikke bare planlagt.
Sjekklister
Standardiserte arbeidsflyter per oppdragstype. Status på hvert trinn, og hvem som gjorde hva, når.
Frister
Kalenderoversikt for hele porteføljen. Automatisk eskalering når en frist nærmer seg eller passeres.
Ansvarlig regnskapsfører
Én eier per oppdrag. Ingen drift, ingen tvil om hvem som tar neste steg.
Intern og kunde-kommentar
Notater til teamet og kommentarer til kunden, tydelig adskilt og logget på oppdraget.
Godkjenninger
Byråleder ser hva som venter på godkjenning, med to-trinns kontroll der det trengs.
Avvik og varsler
Manglende bilag, åpne poster og kritiske avvik flyttes til toppen av arbeidslisten automatisk.
Byrådashboard som ruller opp porteføljen
Hvert oppdrag på hver kunde ruller opp til porteføljenivå. Byråleder ser kapasitet, kritiske avvik og kunder som glir mot fristbrudd, før det skjer.
- Kundehelse-score per klient, basert på bilag, åpne poster og avvik
- Arbeidsliste sortert på pri, ikke på dato laget
- Snittid og kapasitet per ansvarlig, så fordelingen holder
- Drilldown fra portefølje til oppdrag til enkelttrinn
Byrådashboard, denne uken
12 kunderKritiske
3
I rute
37
Frister 7 dg.
11
Eksempler på løp
Fire av de vanligste oppdragsmalene, med trinn og frist. Hver kunde kan ha sine egne varianter på toppen.
| Oppdrag | Trinn | Frist |
|---|---|---|
| Månedsregnskap |
| Den 15. i påfølgende måned |
| MVA-termin |
| 10. i måneden etter termin |
| Lønnskjøring |
| Den 5. hver måned |
| Årsoppgjør |
| 31. mai (AS), 31. mai (ENK) |
Mål på det som faktisk betyr noe
Fire nøkkeltall byråleder kan stille seg bak, og som tegner et ærlig bilde av driften.
Oppdrag fullført i tide
Andel oppdrag som leveres innen frist, splittet per oppdragstype og kunde.
Kunder med kritiske avvik
Antall kunder med åpne frister, manglende bilag eller åpne poster over 30 dager.
Snitt-tid per oppdrag
Faktisk tidsbruk mot estimat, så du ser hvilke kunder som tærer mest på timene.
Kapasitet per regnskapsfører
Aktive oppdrag per ansvarlig, så fordelingen ikke kollapser når én blir syk.
Slik bytter du Excel mot Staple
De fleste byrå styrer i dag oppdrag i et regneark som ingen egentlig stoler på. Bytt det ut, i tre trinn, uten å miste historikken.
- 1Eksporter kundelisten din til CSV, eller hent den fra Finago eller PowerOffice. Staple leser kolonner som org.nr, kundenavn, ansvarlig og frekvens.
- 2Velg byrå-mal per oppdragstype. Staple legger ut sjekklister og frister automatisk, basert på regnskapsperiode og lønns-syklus.
- 3Tildel ansvarlig per kunde. Dashboard er klart, og første arbeidsliste vises på under fem minutter.
Migrering fra Excel
Ofte stilte spørsmål
Kan vi tilpasse sjekklistene per kunde?+
Ja. Du starter fra en standard byråmal per oppdragstype, og kan legge til, fjerne eller endre trinn per kunde. Endringer påvirker bare den ene kunden, malen forblir uendret.
Hvordan fungerer eskalering når en frist nærmer seg?+
Du setter regler per oppdragstype, for eksempel varsling 7, 3 og 1 dag før frist. Først til ansvarlig, deretter til byråleder. Eskaleringen logges på oppdraget, så du har sporbarhet på hva som ble varslet, til hvem og når.
Kan ulike kunder ha helt forskjellige løp?+
Ja. En kunde kan ha månedsregnskap, en annen kvartalsregnskap, en tredje bare årsoppgjør. Hver kunde får sitt eget sett aktive oppdrag, og dashboardet ruller alt opp på porteføljenivå.
Hvordan ser byråleder hva som venter på godkjenning?+
Byrådashboardet har en egen kø for godkjenninger, splittet på MVA, lønn, rapporter og signeringsklare dokumenter. Byråleder ser i ett blikk hva som er klart, og hva som ligger og venter.
Kan oppdragsstyringen brukes uavhengig av regnskapsmodulen?+
Oppdragsstyring er sterkest når den henger direkte på regnskapsdataene, fordi sjekklistene vet om bilagene er inne, MVA er klar og avstemming gjort. Du kan i prinsippet bruke modulen alene, men du mister automatikken som gjør den verdt prisen.
Klar til å se Oppdragsstyring i Staple?
Book en demo, så viser vi hvordan porteføljen din ser ut når sjekklister, frister og ansvar er på plass.